KI-Wissensassistent für Unternehmen
Unternehmenswissen auffindbar machen. Mitarbeitende im Alltag entlasten.
Wenn Antworten über Ordner, Dokumente und einzelne Köpfe verteilt sind, kosten Rückfragen und Informationssuche wertvolle Arbeitszeit. Wir helfen Ihnen, ausgewähltes Unternehmenswissen aufzubereiten und über einen internen KI-Assistenten zugänglich zu machen, mit nachvollziehbaren Quellen. In einem klar begrenzten Pilotprojekt prüfen wir, wie gut das mit Ihren Unterlagen und Aufgaben funktioniert.
Kostenloses Erstgespräch · Pilot anschließend zum vereinbarten Festpreis
Wenn jede Antwort erst gesucht werden muss
- Mitarbeitende durchsuchen mehrere Ablagen, um eine aktuelle Arbeitsanweisung oder Produktinformation zu finden.
- Erfahrene Kollegen beantworten dieselben Rückfragen immer wieder und werden dabei aus ihrer Arbeit gerissen.
- Neue Mitarbeitende sind auf einzelne Ansprechpartner angewiesen, weil Abläufe und Zuständigkeiten schwer auffindbar sind.
Ein Wissensassistent kann den Zugang zu dokumentiertem Wissen erleichtern. Voraussetzung sind geeignete Inhalte, klare Zuständigkeiten und eine Prüfung anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitsfragen.
Drei Beispiele aus dem Arbeitsalltag
Fiktive Beispiele Fiktive Anwendungsszenarien, keine Kundenreferenzen oder Live-Demo.
Service und interne Unterstützung
„Welche Prüfschritte sieht unsere Arbeitsanweisung bei diesem Fehlerbild vor?“
Der Assistent soll passende Schritte aus freigegebenen Anweisungen zusammenstellen und die Fundstellen nennen. Mitarbeitende können die Originalquelle prüfen.
Vertrieb und Produktwissen
„Welche freigegebenen Produktinformationen helfen mir bei dieser technischen Kundenfrage?“
Der Assistent soll relevante Angaben aus Produktunterlagen auffindbar machen und eine Antwort vorbereiten. Die fachliche Freigabe bleibt beim zuständigen Mitarbeiter.
Einarbeitung und Abläufe
„Wie bearbeite ich diesen Vorgang, welche Unterlagen brauche ich und wer gibt ihn frei?“
Der Assistent soll dokumentierte Abläufe und Zuständigkeiten zusammenführen, damit neue Mitarbeitende sich leichter orientieren können.
Wir kümmern uns auch um die Wissensgrundlage
Ein nutzbarer Wissensassistent braucht mehr als hochgeladene Dateien. Gemeinsam mit Ihnen wählen wir relevante Inhalte aus, bereiten sie auf und prüfen, ob die Antworten im Arbeitsalltag helfen.
Wissen auswählen und aufbereiten
Geeignete Quellen bestimmen, Inhalte technisch aufbereiten und fehlende oder widersprüchliche Informationen sichtbar machen.
Zugriff und Verantwortlichkeiten klären
Festlegen, wer welche Inhalte nutzen darf und wer fachlich für deren Aktualität verantwortlich ist. Die technische Umsetzung stimmen wir auf die gewählte Lösung ab.
Antwortqualität prüfen
Mit typischen Fragen aus Ihrem Betrieb testen, ob Antworten fachlich brauchbar, nachvollziehbar und durch die angegebenen Quellen gestützt sind.
Nutzung und Weiterentwicklung begleiten
Mitarbeitende einführen, Rückmeldungen auswerten und vereinbaren, wie Wissen und Assistent nach dem Pilot gepflegt werden.
Wissen, das bisher nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender steckt, muss zunächst erfasst und fachlich geprüft werden. Interviews und die Erstellung neuer Wissensunterlagen können wir bei Bedarf als zusätzliche Leistung vereinbaren.
So läuft der Pilot ab
- Anwendungsbereich: ein abgegrenzter Bereich, zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Produktwissen oder Einarbeitung.
- Unterlagen: ein gemeinsam ausgewählter Dokumentenbestand.
- Testgruppe: etwa drei bis fünf Testpersonen.
- Zeitraum: vier bis sechs Wochen ab Bereitstellung der vereinbarten Unterlagen und Zugänge.
- Ihr Aufwand: voraussichtlich zwölf bis zwanzig Personenstunden insgesamt.
Diese Angaben dienen der Orientierung für einen begrenzten Pilot. Umfang, Termine, Mitwirkung und Festpreis legen wir im individuellen Angebot fest.
- 1
Ziel und Prüfkriterien festlegen
Gemeinsam klären wir, welche Fragen der Assistent beantworten soll und was außerhalb des Piloten liegt. Wir sammeln typische Fragen aus dem Arbeitsalltag und legen fest, woran wir brauchbare Antworten erkennen.
- 2
Unterlagen prüfen und auswählen
Wir sichten die vorgesehenen Dokumente auf Aktualität, Verständlichkeit und Widersprüche. Fehlende oder veraltete Informationen machen wir sichtbar, die fachlichen Korrekturen übernehmen Sie.
- 3
Assistenten einrichten
Wir bereiten die Inhalte auf, richten den Assistenten ein und geben der Testgruppe Zugang. Besonders achten wir darauf, dass Antworten nachvollziehbar sind und fehlende Informationen kenntlich gemacht werden.
- 4
Im Arbeitsalltag testen
Nach einer kurzen Einführung nutzt die Testgruppe den Assistenten etwa zwei Wochen lang. Wir erfassen hilfreiche Antworten, Fehler, unbeantwortete Fragen und Vorschläge und passen Inhalte und Einstellungen im vereinbarten Umfang an.
- 5
Auswerten und entscheiden
Im Abschlussgespräch beurteilen wir Antwortqualität, Nutzung, erkennbaren Nutzen und verbleibende Grenzen. Am Ende steht eine klare Empfehlung: in den Betrieb übernehmen, gezielt nachbessern und erneut prüfen oder den Ansatz vorerst nicht weiterverfolgen.
Eine unternehmensweite Einführung oder die Anbindung an mehrere Systeme planen wir gesondert.
Was Sie mitbringen
- Geeignete Unterlagen: Aktuelle Dokumente zum gewählten Bereich in digitaler Form, möglichst als durchsuchbarer Text. Umfangreiche Scans oder sehr uneinheitliche Bestände brauchen zusätzliche Aufbereitung.
- Fachliche Verantwortung: Eine Person, die verbindlich beurteilen kann, welche Informationen richtig und aktuell sind.
- Eine kleine Testgruppe: Mitarbeitende, die typische Fragen mitbringen, den Assistenten wirklich ausprobieren und Rückmeldung geben.
- Koordination: Einen Ansprechpartner für Termine, Unterlagen und interne Abstimmung.
- Klärung mit IT und Datenschutz: Die Inhalte dürfen für den vereinbarten Zweck verarbeitet werden. Zugänge, Hosting und Berechtigungen klären wir früh gemeinsam mit Ihrer IT und gegebenenfalls dem Datenschutz.
Ein Wissensmanagementsystem brauchen Sie nicht. Für den Pilot können ausgewählte Dokumente kontrolliert bereitgestellt werden. Direkte Verbindungen zu bestehenden Systemen stimmen wir gesondert ab, und die technische Plattform wählen wir passend zu Ihren Anforderungen.
Was am Ende vorliegt
Ein nutzbarer Pilotassistent für den vereinbarten Zeitraum und eine dokumentierte Auswertung: geprüfte Fragen, Antwortqualität, Rückmeldungen, offene Punkte und eine Empfehlung für das weitere Vorgehen. Laufzeit, Datenexport und Löschung nach Pilotende regeln wir schon im Pilotangebot.
Wie es nach dem Pilot weitergeht
Wenn der Pilot einen sinnvollen Einsatz bestätigt, planen wir gemeinsam den laufenden Betrieb. Sie erhalten einen Vorschlag mit Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten und einmaligen sowie laufenden Kosten.
Dabei klären wir:
- Wie neue und geänderte Dokumente übernommen werden.
- Wer Inhalte fachlich prüft und freigibt.
- Wie fehlerhafte Antworten gemeldet und nachgeprüft werden.
- Wie weitere Nutzer oder Wissensbereiche hinzukommen.
- Welche Betreuung und technischen Anbindungen benötigt werden.
Welche Aufgaben automatisiert werden können und welche Betreuung erforderlich ist, hängt von der gewählten Lösung und Ihren Anforderungen ab.
Ihr Ansprechpartner
Matthias Steube
Manager für Angewandte KI-Transformation (IHK), mit Auszeichnung
Seit über 20 Jahren entwickle ich Web- und Softwarelösungen für Unternehmen, mit ChatBot4You und ConRat AI auch eigene KI-Produkte, die Unternehmenswissen nutzbar machen.
Wo die Grenzen liegen
- Wir richten den Assistenten darauf aus, fehlende Informationen kenntlich zu machen und Antworten mit Quellen zu belegen. Im Pilot prüfen wir dieses Verhalten gezielt. Fehler bleiben möglich; wichtige Aussagen sollten anhand der Originalquelle geprüft werden.
- Der Assistent kennt nur, was in den freigegebenen Unterlagen steht. Sind die veraltet oder widersprüchlich, sind es seine Antworten auch.
- Er ersetzt nicht die Person, die fachlich für die Inhalte verantwortlich ist.
Noch unsicher, ob ein Wissensassistent das Richtige ist? Die KI-Potenzialanalyse prüft ergebnisoffen, wo KI bei Ihnen hilft.
Freigegebenes Wissen kann je nach Lösung auch telefonisch zugänglich gemacht werden: mit einem KI-Telefonassistenten.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Bereich, Unterlagen und ob ein Pilot sinnvoll ist.