KI-Telefonassistent für Unternehmen
Anrufe annehmen. Anliegen erfassen. Ihr Team entlasten.
Wenn niemand ans Telefon gehen kann, bleiben Kundenfragen und Rückrufwünsche liegen. Wir unterstützen Sie dabei, einen KI-Telefonassistenten für klar definierte Aufgaben einzusetzen: Anrufe entgegennehmen, Fragen aus freigegebenen Informationen beantworten und Anliegen an Ihr Team übergeben. Gemeinsam prüfen wir, welche Lösung zu Ihren Abläufen, Ihrer Telefonanlage und Ihren Datenschutzanforderungen passt.
Kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Einrichtung und Pilot werden individuell angeboten.
Mögliche Einsatzbereiche
Erreichbarkeit ergänzen
Anrufe bei besetzten Leitungen oder außerhalb der Geschäftszeiten entgegennehmen.
Wiederkehrende Fragen beantworten
Freigegebene Informationen zu Leistungen, Öffnungszeiten oder Abläufen telefonisch zugänglich machen.
Anliegen und Rückrufwünsche erfassen
Die erforderlichen Angaben strukturiert aufnehmen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
Vorgänge weitergeben
An zuständige Mitarbeitende übergeben oder bei geeigneter Anbindung eine Terminanfrage beziehungsweise einen Vorgang im bestehenden System anlegen.
Welche Funktionen möglich sind, hängt von der ausgewählten Plattform, Ihrer Telefonanlage und den vereinbarten Anbindungen ab.
Datenschutz beginnt bei der Auswahl der Lösung
Wir bevorzugen Lösungen mit nachvollziehbarer Datenverarbeitung in Deutschland oder Europa. Vor dem Einsatz betrachten wir die gesamte Verarbeitungskette: Telefonie, Sprachverarbeitung, KI-Modell, Gesprächszusammenfassungen und angebundene Systeme.
Dabei klären wir gemeinsam mit Ihnen:
- Welche Anbieter und Unterauftragnehmer beteiligt sind.
- Wo Gesprächsinhalte verarbeitet und gespeichert werden.
- Welche Auftragsverarbeitungsverträge erforderlich sind.
- Welche Informationen gespeichert werden und wann sie gelöscht werden.
- Wie Anrufende über den KI-Einsatz informiert werden.
- Wie die Übergabe an Mitarbeitende funktioniert.
Die Auswahl und Einrichtung richten sich nach Ihrem konkreten Einsatzfall. Europäisches Hosting ist dabei ein wichtiger Baustein; ebenso entscheidend sind Verträge, Einstellungen und die betrieblichen Abläufe.
Von der passenden Lösung bis zum betreuten Betrieb
- 1
Einsatz und Grenzen festlegen
Welche Anrufe und Anliegen soll der Assistent bearbeiten?
- 2
Plattform auswählen
Telefonie, Funktionsumfang, Datenverarbeitung und laufende Kosten vergleichen.
- 3
Gesprächsabläufe und Wissen einrichten
Begrüßung, Rückfragen, freigegebene Antworten und Übergaben gestalten.
- 4
Systeme anbinden
Benötigte Verbindungen zu Telefonanlage, Kalender oder anderen Anwendungen prüfen und im vereinbarten Umfang umsetzen.
- 5
Qualität testen und Betrieb begleiten
Testgespräche auswerten, Fehler korrigieren und Inhalte aktuell halten.
Wir wählen eine geeignete Plattform anhand Ihrer Anforderungen aus und verbinden sie bei Bedarf mit bestehenden Systemen.
Mit einer klaren Aufgabe starten
Wir beginnen mit einem überschaubaren Einsatz, beispielsweise der Annahme von Rückrufwünschen außerhalb der Geschäftszeiten. Gemeinsam definieren wir den Ablauf, die erforderlichen Informationen und die Übergabe an Ihr Team.
Vor einer Freigabe prüfen wir mit Testgesprächen, ob Anliegen korrekt erfasst werden, Antworten verständlich sind und Übergaben funktionieren. Im anschließenden Pilot bewerten wir Qualität, tatsächliche Entlastung und laufende Kosten.
Umfang, Dauer, Mitwirkung und Preis legen wir im individuellen Angebot fest. Anschließend entscheiden Sie über den weiteren Einsatz.
Ihr Ansprechpartner
Matthias Steube
Manager für Angewandte KI-Transformation (IHK), mit Auszeichnung
Seit über 20 Jahren entwickle ich Web- und Softwarelösungen für Unternehmen, mit ChatBot4You und ConRat AI auch eigene KI-Produkte, die Unternehmenswissen nutzbar machen.
Noch unsicher, wo KI bei Ihnen am meisten hilft? Die KI-Potenzialanalyse prüft ergebnisoffen, welche Anwendungsfälle sich lohnen.
Welche Anrufe möchten Sie besser abdecken?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Einsatz, Telefonanlage und Anforderungen an den Datenschutz.